采购经理365天超级管理手册

目　录

第一部分　岗位职责

第一章　采购部职责　2

采购经理要想有效地开展工作，首先必须了解采购部在企业中所处的位置及其职责权限以及日常工作流程，只有了解了这些，才能顺利地开展工作。同时，采购经理要事先明确一年的工作安排，这也是其岗位职责的一部分。

第一节　采购部职责权限　3

001　了解采购部所处的位置　3

002　采购部的职责权限　4

003　采购部的工作流程　5

第二节　365天工作安排　7

004　了解国家法定节假日　7

005　计算工作时间　8

006　采用阶段工作法　8

第二章　采购经理岗位须知　10

采购经理岗位须知主要包含两方面的内容，即岗位要求和工作内容。岗位要求是对采购经理任职资格提出的各种要求，只有达到这些要求，采购经理才能胜任该岗位工作；工作内容是指采购经理必须了解和掌握的主要工作事项。

第一节　采购经理岗位要求　11

007　个人形象要求　11

008　心理素质要求　12

009　专业知识要求　12

010　个人能力要求　12

011　职业道德要求　13

第二节　采购经理工作内容　14

012　日常管理工作内容　14

013　专业管理工作内容　15

第二部分　管理技能

第三章　基本管理技能　18

基本管理技能是指采购经理在日常管理工作中需要用到的一系列管理手段，如制订工作计划、进行有效授权、开展沟通等。采购经理只有掌握了这些基本管理技能，才能高效地开展工作。

第一节　制订工作计划　19

014　工作计划的格式　19

015　工作计划的内容　19

016　工作计划制订步骤　19

第二节　汇报与下达指示　20

017　向上级汇报工作　20

018　听取下级汇报工作　21

019　正确地下达指示　21

第三节　进行有效授权　23

020　明确授权要素　23

021　避免踏入授权误区　24

022　掌握授权方法　24

023　实行全面授权　25

024　强化被授权者的职责　25

第四节　团队管理技能　26

025　企业团队管理内容　26

026　团队管理基本要点　26

第五节　日常沟通管理　28

027　了解常见的沟通方式　28

028　了解常见的沟通障碍　28

029　明确沟通共识　29

030　向上沟通　29

031　水平沟通　30

032　向下沟通　31

033　了解需要立即沟通的情况　31

034　掌握倾听员工的方法　33

第四章　自我管理技能　35

采购经理除了要做好基础管理工作之外，还要做好自我管理工作，这主要包括两个方面，即个人形象自检和自我反思。通过个人形象自检，可以帮助采购经理获得良好的个人形象，而通过自我反思，采购经理可以获知个人失误，以便及早做出改进，取得更大进步。

第一节　个人形象自检　36

035　男士形象自检内容　36

036　女士形象自检内容　37

第二节　自我反思工作　39

037　了解自我反思内容　39

038　做好自我反思记录　40

039　自我反思推广运用　40

第三部分　专业技能

第五章　采购计划管理　42

制订采购计划就是确定如何采购物料和服务，以便更好地满足企业生产需求的过程。采购经理制订采购计划时重点需要考虑的问题包括是否采购、采购什么、采购多少、怎样采购及何时采购。

第一节　编制采购计划　43

040　采购计划的作用　43

041　采购计划的类别　43

042　影响采购计划的因素　44

043　配合采购计划的部门　45

044　分析采购计划相关资料　46

045　确定物料采购数量　48

046　编写采购计划表格　48

047　处理采购计划变更　50

048　汇总采购计划　51

049　落实采购计划　51

【实用案例】　××公司采购计划安排表　52

050　新产品配件采购安排　52

【实用案例】　××公司新产品配件采购计划表　53

第二节　MRP采购计划　54

051　MRP的基本结构　54

052　MRP的逻辑原理　55

053　MRP的运作流程　56

054　MRP采购计划的实施　57

第六章　供应商管理　60

供应商的开发和管理是整个采购体系的核心，其表现也关系到整个采购部门的业绩。一般来说，供应商开发包括的内容有供应市场竞争分析、寻找合格供应商、潜在供应商的评估、询价和报价、合同条款的谈判、最终供应商的选择等。

第一节　供应商开发　61

055　了解企业供应商的类别　61

056　明确供应商开发基本要求　62

057　熟悉供应商行业特征　62

058　熟悉五金部件行业特征　62

059　熟悉五金产品行业特征　63

060　熟悉塑胶行业特征　64

061　开展竞争分析工作　64

062　建立初步数据库系统　65

063　寻找供应商　66

064　比较不同供应商的条件　70

065　开展实地考察工作　71

066　考察供应商的管理能力　71

067　考察供应商的设备能力　72

068　考察供应商的过程能力　73

069　考察供应商的产品控制能力　73

070　考察供应商的员工技术能力　74

071　考察供应商的绩效记录能力　74

072　对供应商进行评分　74

073　与供应商保持沟通　76

074　发出采购询价文件　77

075　明确询价工作要求　79

076　了解影响供应商定价的因素　80

077　了解供应商报价　81

078　采购还价工作　81

079　审查供应商报价单　82

080　分析供应商报价　82

081　分析供应商成本　83

082　对供应商产品进行直接比价　84

083　开展价格谈判工作　85

084　分析比较供应商　85

085　最终决定供应商　87

086　通知供应商　87

087　控制供应商开发进度　87

088　建立合格供应商台账　88

第二节　供应商管理　89

089　供应商扶持时机　89

090　被扶持供应商应满足的条件　89

091　供应商扶持程序　90

092　建立供应商会见制　91

093　建立供应商激励标准　92

094　明确激励供应商的方式　92

095　明确符合激励的供应商　93

【经典范本01】　需方非常满意通知单　94

096　选定激励时机　95

097　实施激励　95

098　与供应商建立沟通渠道　96

099　了解供应商的情况　96

100　明确沟通的程序　96

101　监督供应商交货状况　97

102　处理好供应商品质抱怨　98

103　记录品质抱怨处理过程　99

104　处理来料后段问题　100

105　防止供应商垄断　104

第三节　供应商考核　105

106　了解供应商考核的目的　105

107　明确供应商考核的范围　105

108　建立供应商考核评分体系　106

109　开展供应商考核　108

110　根据考核结果实施奖惩　109

111　协助供应商进行改善　109

112　协助供应商建立进料检验机制　110

113　协助供应商建立制程检验机制　111

114　协助供应商建立最终检验机制　111

第七章　采购谈判管理　113

采购谈判是指企业为了采购商品而作为买方，与卖方即供应商对购销业务有关事项，如商品的品种、规格、技术标准、质量保证、订购数量、包装要求、售后服务、价格、交货日期与地点、运输方式、付款条件等进行反复磋商，谋求达成协议，建立双方都满意的购销关系的过程。

第一节　采购谈判规划　114

115　采购谈判适用情况　114

116　采购谈判核心事项　115

117　采购商品品质相关文件　115

118　商品品质的表现形式　116

119　商品价格　116

120　商品数量　117

121　商品包装质量　118

122　商品交货期　118

123　商品保险条件　118

124　货款支付事项　119

125　采购谈判时机　119

126　谈判前的自我审问　120

127　谈判前的预测工作　120

128　常用的谈判资讯　121

129　分析采购现状　122

130　分析采购优劣势　123

第二节　采购谈判准备　124

131　分析采购需求　124

132　收集供应商的信息　125

133　整理与分析有关供应商的资料　125

134　调查资源市场　125

135　确定采购谈判目标　127

136　明确规定采购谈判主题　127

137　选择采购谈判时间　128

138　制定谈判备选方案　128

139　组建谈判队伍应考虑的因素　129

140　选择与配备谈判人员　129

141　明确谈判人员的分工与合作　130

142　确定采购谈判地点　130

143　安排与布置谈判现场　131

144　开展模拟谈判工作　132

第三节　采购谈判实施　132

145　有礼貌地相互介绍　132

【实用案例】　因介绍时随意而导致谈判失败　133

146　明确表明本方立场　133

【实用案例】　谈判中一味穷追猛打导致失败　134

147　遵循谈判“三原则”　134

148　了解“强硬型”谈判方式　135

149　了解“温柔型”谈判方式　135

150　打破谈判僵局　136

【实用案例】　适当技巧推动谈判成功　136

151　谈判结束时的注意事项　137

第四节　采购谈判技巧　138

152　谈判人员典型性格　138

153　四种性格的应对策略　140

154　本方处于劣势时的谈判技巧　141

155　本方处于优势时的谈判技巧　141

【实用案例】　用“不开先例”约束对方就范　141

156　均势状况谈判技巧　142

【实用案例】　迂回绕道使谈判终获成功　142

157　谈判沟通的四种方式　143

158　谈判倾听技巧　144

159　谈判提问技巧　144

160　谈判说服技巧　145

161　谈判答复技巧　145

162　了解采购谈判的禁忌　146

第五节　谈判价格控制　149

163　价格谈判基本要求　149

164　化零为整法　150

165　差额均摊法　150

166　费用分担法　150

167　压迫降价法　150

168　哀兵姿态法　150

169　长期供货法　151

第八章　采购合同管理　152

采购合同管理是采购经理的一项重要工作内容。采购经理要带领采购部门成员做好合同的编制、签订以及各类变更事宜。合同管理一旦出现差错，极容易给企业造成损失，甚至引发纠纷，因此，采购经理必须严肃对待合同管理。

第一节　采购合同签订　153

170　采购合同的类别　153

171　采购合同的条款　154

172　采购合同编制方法　155

173　采购合同编制注意事项　155

174　采购合同签订步骤　157

175　确保采购合同的有效性　158

176　采购合同签订注意事项　159

第二节　采购合同变更　159

177　采购合同的修改　159

178　采购合同的取消　160

179　采购合同终止的时机　161

180　合同终止时的赔偿责任　161

181　国内采购合同终止程序　161

182　国际采购合同终止程序　162

183　采购合同存档管理　162

第三节　采购违约处理　163

184　采购违约的种类　163

185　供应商拒绝交货的免责事由　165

186　供应商不适当交货的免责事由　166

187　供应商拒绝交货的处理　166

188　供应商不适当交货的处理　167

189　采购违约补救措施　169

190　采购违约损失赔偿　169

191　采购合同的解除　170

第九章　采购订单管理　171

采购订单管理包括六个方面，即采购下单、订单跟催、采购进货、采购收货、应对交货期延误以及采购结算与付款。这六个方面都很重要，都需要采购经理给予高度关注。

第一节　采购下单管理　172

192　确认企业请购需求　172

193　企业请购需求说明　173

194　采购订单准备工作　173

195　采购订单制作　174

196　采购订单审批　175

197　与供应商签订订单　175

198　订购确定或更改通知单　176

199　安排跟单人员　177

200　完善企业跟单系统　178

201　小额订单处理　178

202　紧急订单出现的原因　179

203　紧急订单的处理　180

204　采购订单的传递路径　181

205　采购订单的保存工作　182

第二节　订单跟催管理　182

206　确保订单按时交付　183

207　前置期的内容　183

208　确定前置期应考虑的因素　184

209　确认前置期的可信度　185

210　采购跟催规划工作　186

211　采购跟催常用方法　187

212　下订单阶段跟催要点　189

213　订单执行阶段跟催要点　190

214　生产阶段跟催要点　192

215　交货阶段跟催要点　193

216　编制采购进度管理表　194

【实用案例】　某企业的采购跟催表使用情况　194

第三节　采购进货管理　196

217　明确进货管理目标　196

218　明确交货管理流程　197

219　采购交货合同的管理　198

【经典范本02】　运输代理协议　200

220　供应商包送　202

221　供应商托运　202

222　企业外包托运　202

223　企业自提　203

224　控制运输交货时间　203

第四节　采购验收管理　204

225　明确验收工作要求　204

226　做好验收准备工作　205

227　验证送料文件　206

228　查验订单复印件　206

229　填写采购收货清单　207

230　粘贴物料验收标签　207

231　发还收货相关文件　208

232　通过验收时的处理　208

233　发现短损时的处理　208

234　不合格品的处理　209

235　发放验收证明书　209

236　做好信用记录　210

237　国内采购退货与索赔　210

238　国外采购退货与索赔　211

第五节　交货期延误处理　212

239　了解交货期延误产生的原因　212

240　分析引起协调差距的原因　214

241　了解供应商产能状况　215

242　消除沟通不善　216

243　制定异常发生报告制度　217

244　制定交货期意识相关制度　217

245　有效编制实绩资料　219

第六节　采购结算与付款　219

246　采购结算实施工作　220

247　采购发票的审核　220

248　增值税专用发票的审核　220

249　普通发票的审核　221

250　采购付款业务流程　221

251　预付款申请表　223

252　请款单　223

253　采购付款申请表　224

254　采购货款结算单　224

第十章　采购价格控制　226

物品采购价格构成企业产品的成本，其高低直接影响企业产品的利润和采购的绩效。采购品的适当价格是采购经理和采购部努力的目标，因为每降低一分钱，相当于为企业赢回一分利，因此，控制采购品的价格就显得尤为重要。

第一节　采购价格类别　227

255　了解到厂价与出厂价　227

256　了解现金价与期票价　227

257　了解净价与毛价　228

258　了解现货价与合约价　228

259　定价与实价　229

260　了解影响价格的因素　229

第二节　采购价格调查　230

261　价格调查的主要范围　230

262　价格信息收集方式　230

263　价格信息收集渠道　231

264　处理调查资料　231

第三节　采购价格的制定　232

265　制定采购底价的作用　232

266　采购底价制定方式　233

267　科学的底价计算方式　233

268　成本加利润计算方式　234

269　经验计算方式　235

270　比较前例计算方式　235

271　估计计算方式　235

272　影响采购价格确定的因素　236

273　采购价格确定方式　237

第四节　价格控制方法　237

274　了解互买采购的优缺点　238

275　正确运用互买采购　238

276　改善采购路径　239

277　进行价格核算　240

278　实施困境采购　241

279　采用共同订货采购方式　241

第十一章　采购成本控制　243

采购成本的控制对企业的经营业绩至关重要。采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少上，而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加，及企业竞争力的增强上。采购经理应从多方面入手，严格控制企业采购成本。

第一节　采购成本分析　244

280　了解企业维持成本　244

281　了解企业订购成本　244

282　了解企业缺料成本　245

283　了解采购不当的间接成本　245

284　了解供应商生产成本　246

285　采用VA法分析采购成本　247

286　了解价值工程法工作原理　247

287　价值分析运作步骤　248

288　产品周期的构成　249

289　产品周期对成本的影响　250

290　产品生命周期测定　251

第二节　降低采购成本　252

291　建立严格完善的采购制度　252

292　建立价格档案和价格评价体系　252

293　建立材料的标准采购价格　253

294　采用ABC分类控制法　253

295　建立ABC分类标准　254

296　A类材料的采购　254

297　B类材料的采购　255

298　C类材料的采购　255

299　ABC物料分类管理　255

【实用案例】　××公司的ABC分类管理实施情况　256

300　了解按需订货计算方式　256

【实用案例】　××公司按需订货计算方式　257

301　明确按需订货的前提　257

【实用案例】　××公司采购需求　258

302　了解定量采购方式的优缺点　258

303　掌握定量采购方式运作要点　259

【实用案例】　××公司定量采购方式　260

304　掌握定期采购方式　260

305　经济性批量采购内容　261

306　经济性订货点计算　262

第三节　早期供应商参与　263

307　早期供应商参与的目的　263

308　早期供应商参与的好处　264

309　早期供应商参与的层次　265

【扩展阅读】　供应商早期参与　265

310　供应商早期参与的条件　266

第十二章　采购品质控制　268

采购物料质量是企业产品品质控制的第一个环节，物料质量的好坏直接影响到企业最终产品的质量和生产进度，所以，采购经理应着力抓好采购产品质量控制。

第一节　采购品质控制基础　269

311　采购品质基本构成　269

312　采购品质基本类别　270

313　适当的品质　270

314　物料规格的构成　271

315　物料规格的种类　272

316　物料规格的制定要求　273

317　物料规格的选用　274

318　物料品质的说明　275

319　物料品质控制要求　275

320　物料品质控制要点　276

第二节　采购品质控制实施　277

321　制定品质控制标准　277

322　建立采购品质目标　279

323　采购品质管理机构　280

324　制定采购品质管理制度　280

325　建立采购品质标准化体系　281

326　加强采购品质教育　282

327　建立供应商扣款制度　282

328　明确扣款制度程序　283

329　签订质量保证协议　284

【经典范本03】　质量保证协议　285

330　审查供应商品质体系　287

331　管理采购文件　289

332　加强采购文件管理　290

第十三章　采购方式选择　292

企业在日常经营工作中，可以选择的采购方式很多，例如集中采购、分散采购、国外采购及网络采购等。采购经理应根据企业实际情况选择最合适的采购方式，也可以综合运用多种方式，以最大限度地节省采购成本，为企业增加效益。

第一节　常规采购方式　293

333　集中采购　293

334　分散采购　294

335　远期合同采购　294

336　间接采购　294

第二节　国外采购方式　295

337　国际采购类别　295

338　国际供应商信息来源　296

339　国际供应商评估　296

340　国际供应商信用调查　296

341　签订国外采购合同　297

第三节　网络采购　298

342　网络采购的优点　298

343　网络采购对物料供应的影响　298

344　网上查询采购　299

345　网上招标采购类别　300

346　网上招标采购步骤　300

【扩展阅读】　阿里巴巴采购实务　301

第十四章　采购人员管理　305

采购人员是采购活动的执行者，也是采购活动能否顺利进行的关键。因此，采购经理要依靠采购人员顺利地完成采购工作，就要做好采购人员的管理，提高采购人员的素质。具体来说，就是要把好招聘关，做好培训与考核工作；同时，要对采购人员进行监督，以防腐败产生。

第一节　采购人员招聘工作　306

347　明确采购人员岗位职责　306

348　明确采购人员素质要求　307

349　建立采购人员招聘流程　307

第二节　采购人员培训管理　309

350　制订采购培训计划　309

351　明确采购培训基本内容　310

352　实施采购培训　311

353　对培训进行考核　311

第三节　采购人员绩效考核　312

354　建立绩效考核制度　312

355　确定绩效考核指标　312

356　实施绩效考核　313

357　严肃对待考核结果　314

第四节　采购人员监督管理　314

358　制定采购人员行为规范　315

359　加强采购人员素质教育　315

360　建立价格差异报告制度　315

361　对采购人员的稽核　315

362　实行绩效反馈面谈　316

363　制订绩效改进计划　317

364　落实与跟进改进计划　317

365　运用绩效考核结果　317

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