行政部10大管理模板与工具

模板1　部门架构 1

企业是由不同部门组建的，每个部门都是企业的重要组成部分，但是如果部门架构设计不当，很容易造成各种问题，如人浮于事或者人手紧缺等，因此每个企业都应当根据自己的具体情况，来选择最合适的部门架构。行政部是企业的行政管理部门，设置合适的架构才能使部门始终保持高效运转，为企业提供良好的行政支持。

工具1：行政部的设置 2

工具2：行政部的位置 2

工具3：大型企业行政部常见架构 3

工具4：中小型企业行政部常见架构 4

模板2　岗位说明 5

对企业来说，每个岗位都代表着一份工作。只有对岗位进行最准确地说明才能为招聘人员提供最佳的参考意见，也才能使在该岗位任职的员工充分了解并圆满完成该岗位的工作内容。不同行业的行政部岗位设置可能有所不同，但一些核心岗位是必须配备的，如行政部经理、门卫值班保安员等，本书对他们的岗位进行详细说明。

工具1：行政部经理岗位说明 6

工具2：保安主管岗位说明 7

工具3：门卫值班保安员岗位说明 9

工具4：巡逻保安员岗位说明 10

工具5：清洁主管岗位说明 10

工具6：清洁员岗位说明 11

工具7：食堂主管岗位说明 12

工具8：厨师岗位说明 14

工具9：宿舍主管岗位说明 15

工具10：宿舍管理员岗位说明 16

工具11：司机岗位说明 17

工具12：前台接待员岗位说明 18

工具13：办公室文员岗位说明 19

工具14：网络管理员岗位说明 20

模板3　基础知识 21

行政部的管理涉及许多基本知识，例如值班管理、行政接待管理等，每一项基础知识对行政工作的正常开展起着非常重要的作用，各级行政人员应充分掌握每一项知识，并熟练运用于实际工作中，使各项工作得以圆满完成。

工具1：值班管理 22

工具2：行政接待管理 23

工具3：会议管理 25

工具4：印信管理 28

工具5：证照管理 29

工具6：办公用品管理 30

工具7：办公设备管理 31

工具8：车辆管理 33

工具9：文件资料管理 34

工具10：音像资料管理 35

工具11：订票管理 37

工具12：保密管理 37

工具13：日常安全管理 39

工具14：消防安全管理 41

工具15：食堂管理 42

工具16：宿舍管理 44

工具17：环卫管理 46

工具18：行政费用控制 47

工具19：企业文化建设 49

模板4　作业指导 51

作业指导书，是企业对具体作业人员进行标准作业的正确指导基准文件。行政管理涉及许多具体的业务，如涉外接待、参观接待等。为了使各项业务更加规范，企业可以将一些核心的业务提取出来，制作成规范、简练的作业指导书，以便具体作业人员在实际工作中使用。作业指导书应以规则的格式展示出来，本书的作业指导书主要包括目的、适用范围、作业要领三大部分。

工具1：涉外接待作业指导 52

工具2：参观接待作业指导 52

工具3：会后整理作业指导 53

工具4：办公用品采购作业指导 55

工具5：快递收发作业指导 55

工具6：文档销毁作业指导 56

工具7：传真收发作业指导 57

工具8：电子邮件收发作业指导 58

工具9：出入管控作业指导 60

工具10：员工慰问作业指导 61

工具11：员工抚恤作业指导 62

模板5　作业流程 64

行政管理是非常专业的工作，应当按照相应的作业流程来开展，流程的每个步骤都必须非常精简、高效。各级行政人员都必须按照相应的作业流程进行作业，以保证行政工作有序进行。

工具1：重要客人常规接待作业流程 65

工具2：预约客人来访接待作业流程 65

工具3：政府检查接待作业流程 66

工具4：会议决议执行作业流程 67

工具5：公务派车作业流程 68

工具6：车辆事故处理作业流程 68

工具7：文件立卷作业流程 69

工具8：档案库房管理作业流程 70

工具9：员工安全教育作业流程 71

工具10：突发事件处理作业流程 71

工具11：消防培训作业流程 72

工具12：灭火器使用流程 73

工具13：员工宿舍分配作业流程 74

工具14：员工借款作业流程 74

模板6　管理制度 76

制度是企业的基石，良好的制度是企业正常运转必不可少的前提条件。行政部必须制定各项行政管理制度，并据其实施制度化管理，使部门中所有员工始终按照制度办事。本书精选了值班管理制度、接待管理制度等最关键的一些行政管理制度，供读者学习使用。

工具1：值班管理制度 77

工具2：接待管理制度 77

工具3：会议管理制度 79

工具4：会议室管理制度 80

工具5：办公自动化管理制度 81

工具6：办公用品管理制度 82

工具7：内部通讯管理制度 83

工具8：公务车辆管理制度 85

工具9：司机管理制度 85

工具10：档案工作管理制度 87

工具11：商业秘密管理制度 88

工具12：机密文件管理制度 90

工具13：安全防范管理制度 92

工具14：消防管理制度 94

工具15：宿舍管理制度 96

工具16：行政费用管理制度 97

工具17：微博管理制度 99

模板7　应用文案 101

应用文案是用于企业日常工作的基本应用文件。行政部是企业的行政管理中心，为了维持部门的正常运转，需要编制许多实用的应用文案用于日常工作，如工作计划、工作总结、会议纪要等。行政部相关工作人员应掌握各类应用文案的写作方式，并熟练运用于日常工作中。

工具1：行政部工作计划 102

工具2：行政部工作总结 104

工具3：行政公函 105

工具4：行政指示 106

工具5：行政请示 106

工具6：行政通知 107

工具7：开幕词 107

工具8：闭幕词 108

工具9：会议记录 109

工具10：会议纪要 110

工具11：会议讲话稿 110

工具12：欢迎词 111

工具13：欢送词 111

工具14：请柬 112

工具15：邀请函 112

工具16：员工保密承诺书 113

工具17：离职保密承诺书 114

模板8　培训大纲 115

行政管理是一项非常专业的工作，因此，企业应定期或不定期对各级行政人员开展各种培训，使其掌握必要的行政知识、行政制度等。为使培训工作顺利进行，行政部应率先制订培训计划，同时针对新员工、在职员工等不同类别的员工进行有针对性的培训，以确保培训效果。

工具1：培训计划管理 116

工具2：培训需求管理 116

工具3：新员工培训 118

工具4：在职员工培训 118

工具5：管理人员培训 119

工具6：基层员工培训 120

模板9　绩效考核 122

绩效考核是企业行政管理工作必不可少的重要环节，只有进行了行之有效的绩效考核工作，才能保证行政部各级人员充分、高效地开展工作。本书选择了最常用的KPI考核法作为绩效考核的主要考核方法，详细列举了行政部各岗位的KPI考核指标，供读者学习使用。

工具1：行政部绩效考核常用方法 123

工具2：行政部经理绩效考核 124

工具3：保安主管绩效考核 126

工具4：门卫值班保安员绩效考核 127

工具5：巡逻保安员绩效考核 128

工具6：清洁主管绩效考核 129

工具7：清洁员绩效考核 130

工具8：食堂主管绩效考核 131

工具9：厨师绩效考核 132

工具10：宿舍主管绩效考核 133

工具11：宿舍管理员绩效考核 134

工具12：司机绩效考核 135

工具13：前台接待员绩效考核 136

工具14：办公室文员绩效考核 137

工具15：网络管理员绩效考核 138

模板10　工作表格 139

行政部因行政工作产生的表格非常多，如一周值班安排表、月份值班表等，这些表格对行政部的日常运转起着非常重要的作用，也是各项行政数据的准确记录。本书精选了一批最核心、最常用的行政工作表格，方便读者直接取用，并运用于日常工作中。

工具1：一周值班安排表 140

工具2：月份值班表 140

工具3：值班日志表――来宾登记 141

工具4：值班日志表――员工外出登记 141

工具5：值班日志表――进厂货品登记 141

工具6：来宾出入登记表 142

工具7：值班接待记录表 142

工具8：值班电话记录表 142

工具9：值班餐费申请单 143

工具10：会议（活动）安排申请表 143

工具11：会议签到表 144

工具12：会议登记簿 144

工具13：办公用品季度需求计划表 145

工具14：办公用品请购表 145

工具15：办公用品盘存报表 145

工具16：办公用品领用表 146

工具17：办公设备添置申请表 146

工具18：车辆（交通设备）管理簿 147

工具19：公务车辆使用申请表 147

工具20：车辆派遣登记表 148

工具21：车辆出车安排表 148

工具22：车辆行驶日记 148

工具23：收发函件登记表 149

工具24：收发传真登记表 149

工具25：文件传阅单 149

工具26：文件签收单 150

工具27：来访人员进出登记表（门卫） 150

工具28：员工出入登记表 150

工具29：人员放行条 151

工具30：消防设备巡查表 151

工具31：公司防火安全检查表 152

工具32：员工宿舍入住单 152

工具33：员工宿舍调房（床）申请单 153

工具34：宿舍员工入住情况登记表 153

工具35：宿舍员工退房登记表 154

工具36：员工宿舍物品放行条 154

工具37：办公室卫生值日表 154

工具38：公司卫生情况检查表 155

工具39：行政部卫生状况检查表 155

工具40：办公环境状况检查表 156

工具41：清洁卫生评分表 156

工具42：企业内刊投稿登记表 157

工具43：图书资料购买申请单 157

工具44：图书资料借出卡 157

工具45：年度员工业余活动计划表 158

工具46：年度员工活动计划 158

本书按照部门架构，岗位说明，基础知识，作业指导，作业流程，管理制度，应用文案，培训大纲，绩效考核，工作表格十大管理板块进行规划设计。
对行政部各岗位的岗位职责、工作内容、工作关系以及岗位要求等进行了详细叙述，并提供了大量标准、实用的作业指导书，规范的制度范本和常用管理表格，方便企业将其应用到实际工作中，使工作更规范，工作效率更高。