办公室文员工作一本通

第一章 正确认识文员工作

在当代社会，文员工作是很多人踏入职场的第一份工作，虽然文员有“职场最低层白领”之称，但文员工作的重要性还是毋庸置疑的。古人云：“知己知彼，百战不殆。”要想做好文员工作，首先就要熟悉文员工作的基本情况，对文员工作有一个全面正确的认识。

一、文员的基本概念

二、文员的分类及其主要职责

三、文员工作的基本原则

四、文员的主要工作方法

第二章 形象要求

无论做什么工作，都要有一个良好的职业形象。文员工作也是如此。它同样需要树立良好的形象，即得体的着装、得体的礼仪、得体的仪态，这是一个人良好职业形象的综合展现。良好的职业形象，不仅是职业工作的要求，也是职场人士对自己的严格要求。

一、塑造成功的外在形象

二、职场着装的主要原则

三、职场女性的着装

四、职场男性的着装

五、职场着装禁忌须知

六、懂得必要的职场礼仪

七、不容忽视的职场仪态

第三章 职业素养

一个人要想在职场中有所作为，就必须注重自己职业素养的培养。职业素养差的员工，终会被淘汰出局；而职业素养好的员工，终会获得重用和提升。文员处于企业单位的基层，更要懂得以良好

的职业素养为根基，稳扎稳打，步步为营，不断走向职场的新高峰。

一、职场文员要勤奋

二、始终对工作充满热情

三、对工作要积极主动

四、不要为自己找任何借口

五、要懂得虚心接受批评

六、积极向上，追求进步

第四章 基本技能

办公室文员的工作，初看起来是一些没什么技术含量的工作，其实并非如此。由于接触到的人和事较多，办公室文员需要良好的记忆力；由于经常需要充当秘书的角色，办公室文员需要具备一定的速记能力；由于经常涉及一些文章的写作，办公室文员需要一定的写作能力……

一、具有良好的记忆力

二、具备一定的速记能力

三、具有基本的外语水平

四、具有一定的写作能力

五、书法也不能忽视

第五章 办公环境的布置

办公室是一个公共环境，办公人员每天要在这个环境中工作八个小时左右，因此，作为负责领导和职员之间沟通和联系桥梁的办公室文员，对打理好办公室有着义不容辞的义务和责任。把办公室打理好了，才能提高自己和同事们的工作效率，也是自己工作能力的最好证明。

一、办公室的布置

二、办公桌的整理

三、打造舒适的办公环境

四、办公环境的美化

五、办公室的安全

第六章 办公室的接待工作

接待工作是企事业单位对来访者进行的迎送、招待、接谈、联系、咨询等的辅助性工作，是办公室文员经常会遇到的一项事务工作，尤其是办公室的前台接待，办公室文员更是经常客串。接待工作是办公室行政管理的一项常规性工作和任务，办公室文员在其中发挥着不可或缺的重要作用。

一、接待工作的分类

二、接待工作的要点

三、做好接待准备工作

四、接待礼仪须知

五、接待工作的主要事务

六、前台接待工作的技巧

第七章 办公室的常见事务

办公室文员的主要工作，一般都在办公室内完成。所以，对于办公室中的一些常见事务的处理，要驾轻就熟。比如，接打电话、邮件的处理、印章的使用和保管、名片的管理、领导公务活动的安排等，都需要办公室文员严谨认真地对待，不可认为是小事而敷衍甚至忽视。

一、接打电话的技巧

二、邮件的处理

三、印章的使用和保管

四、名片的管理

五、领导公务活动安排技巧

第八章 会议服务工作

会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。现代职场中，各种会议的组织和安排，同办公室工作人员的关系极为密切。一个办公室文员要做好自己的工作，必须对会务工作有一个全面深刻的认识和了解。

一、会议的基本认识

二、会议前的准备工作

三、会议的器材准备

四、会议的文字工作

五、会议期间的生活管理

六、会后的服务工作

七、常见会议的组织要点

第九章 各类办公室文件的管理

办公室是一个综合性的职能部门，担负着上情下达、下情上传、沟通协调、督查督办、新闻宣传、来访接待等诸多职能。文件整理也是办公室工作的一个重要组成部分。办公室文员是否能规范管理各类文件，充分发挥文件档案在实际工作中的作用，已成为衡量一个文员工作是否称职、是否优秀的重要标准。

一、办公室文件管理概述

二、办公室文件的分类

三、文件归档的几个步骤

四、纸质文件的管理

五、电子文件的管理

六、档案的保管

第十章 办公设备的使用

现代自动化办公，往往涉及很多仪器和设备，如打印机、传真机、复印机、扫描仪、投影机、数码相机、摄像机等。熟练使用这些办公设备，不仅是对办公室文员基本技能的要求，更是提高工作效率的有效途径。

一、打印机的使用

二、传真机的使用

三、复印机的使用

四、扫描仪的使用

五、投影机的使用

第十一章 常见应用文书的写作

办公室文员经常会被安排进行各种应用文书的写作，如商业计划书、市场调查报告、启事、海报、请柬、感谢信、会议纪要、工作总结等，这也是令很多文员感到头疼的地方。其实，写作常用应用文书并没有想象中的那么难，只要掌握了一定的技巧，便能应付自如。

一、商务类文书写作

二、事务类文书写作

三、交际类文书写作

四、行政类文书写作

第十二章 沟通与协调能力的培养

沟通与协调能力，主要是指妥善处理与上级、同级和下级之间人际关系的能力。办公室文员经常扮演着上传下达的角色，在领导和员工之间起着桥梁般的连接作用。因此，沟通和协调能力对他们来说是十分重要的。

一、沟通能力

二、协调能力

三、公关能力

四、有关沟通的其他能力

第十三章 心理素质的培养

理素质，又称非智力结构，是指一个人的个性心理品质，包括心理过程、心理倾向和心理特征方面所具有的品质。很多办公室文员认为，做好自己的工作只需要会说、会写就行了，这就大错特错了。办公室文员如果没有良好的心理素质，职业素养就会存在明显的缺陷，在待人接物、解决问题方面也会出现偏差，影响工作。

一、办公室文员做事要用心

二、办公室文员做事要细心

三、办公室文员做事要有耐心

四、办公室文员要加强心理素质

办公室的文员工作，是十分繁杂和辛苦的，它包括电话的接听、来访人员的接待、传真邮件的收发、会议的准备和记录、文件文书的收集整理、办公财物的管理等等，甚至还时刻准备着接受各种未知的临时工作和任务。但是，办公室文员工作，也是最锻炼人的。《办公室文员工作一本通》正是从以上办公室文员工作的诸方面内容出发，详尽介绍了办公室文员各种工作的要点，为职场文员们快速高效地完成工作提供了很好参考和引导作用。它能帮助职场文员们做好办公室中的每一件事，成为办公室中无可挑剔的优秀员工。

古语云：“治大国若烹小鲜。”同样，现今职场中，做职场精英和做办公室文员，其道理也是相通的。虽然文员工作多是一些小事，但做好这些小事，让领导和同事满意，却是不容易的。它需要具备各种基本的专业技能，同时还需要有优秀的沟通协调能力，良好的心理心态等。毫不夸张的说，一个优秀的员工并不一定是好文员，但一个好文员一定是优秀的员工。