商务写作力升级

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第1章 如何写出具有说服力的商务文件 1

写出具有说服力的商务文件是你在商界走向成功的关键所在。因为具有说服力的商务文件能够让你拥有竞争优势，让你突出自己的业务相关性；另外，它还会帮你保住工作岗位，加强你与客户之间的联系，让你赢得更多业务。

1．组织好语言，让自己说话的重点清晰明了 2

2．商务文件中仅包含相关内容 7

第2章 如何让读者真正阅读你的商务文件，并做出回应 13

你能为读者提高生产率吗？你能帮忙读者以最快的速度获得文件中的关键信息吗？你能——如果利用“可视化工具”就可以让你的信息立刻显而易见。

1．使用充实的“切记”内容 14

2．使用标题和副标题，让自己的逻辑和想法一目了然 15

3．使用多种字体强调关键点 20

4．使用项目符号和编号突出重要信息 22

5．使用图形和表格表达复杂的金融和技术资料 31

第3章 如何把文章写得简明扼要 36

回想一下那些给你的报告作修改、添加内容的经理，是不是每隔一句话，就有这样的短语——“注意重点”。

1．写作之前先思考并做好计划 37

2．措辞简要 38

3．去掉陈词滥调和重复的内容 41

4．使用主动句（“把”字句） 42

5．把句子长度控制在15～28个字 46

第4章 如何运用适当的写作风格 48

把复杂观点转换成简单想法可以让你把文中的信息阐述得清晰明了，这就暗示着你是一个诚实且坦率的人，你对自己的立场和判断信心十足，这样能够引起读者对你的信任。

1．运用适当写作风格的关键原则 49

2．使用能够让读者理解的语言来增加文章的说服力 50

3．用更多的代词增强自己与读者之间的联系 50

第5章 如何用叙述方式引导自己写作 54

让你的叙述方式引导你选择写作用语。这种写作方式不同于你用说话的方式去写作。但是，这种写作方法和策略允许你的耳朵告诉你在页面上如何选词造句。

第6章 如何让文章行文流畅 58

记住使文章行文流畅的方法和策略，你就会不由自主地写出平稳流畅、表达清晰的文章，帮你势不可当地胜利升职。

1．让句子的平均长度保持在15～28个字 59

2．把主语和动词放到前面 60

3．利用新旧信息流来增强观点之间的联系 61

第7章 如何让商务写作更加具有创造力 67

如果你把自己的创造力融入工作中，想方设法地去想一些能够把自己的意思更加清楚地表达出来的新方法，你就可能成为大家学习的榜样。如果你这样做，无论你写什么，别人都会读完并理解你所表达的意思。

第8章 如何确定是否需要创建一个正式的大纲 69

也许你认为自己需要一个大纲，因为你像我们大多数人一样，都是从那些自己都不会写作的人那里学习的写作。事实可能正与你在读初中时所学的如何写作相反，因为你可以在没有大纲的情况下就开始写作。

第9章 如何有计划地开始商务写作 71

本章教给你的策略会使你不用再久坐于计算机屏幕前，还会让你的思维逻辑清晰明了、文思泉涌，让你轻松地用指尖在键盘上敲出自己想要的文章。

1．列出关键点，并为其排序 72

2．使用工作规划表 72

3．使用模板提高效率和生产力 74

4．查看其他人已经写出的类似文件 77

5．与朋友讨论 77

第10章 如何为高层管理者撰文 79

不管你现在写的是一封电子邮件，还是一份较长的文件，甚至是政治色彩浓厚的报告，你都可以写得非常好，你会让高层管理者以平静且尊敬的语气谈论你的能力。

1．从最重要的信息开始写 80

2．区分切题与不切题的详细资料 81

3．请高层管理者确定对复杂文件的具体期望 81

4．查阅类似文件的范文 81

5．从为同一高层管理者撰文的其他作者处寻求反馈信息 82

6．段落不要过长 82

7．避免写作风格方面最致命的错误：过于非正式或过于

正式，过度使用法律术语，过于冗长 83

8．只要有可能就去重新阅读以前文件被修正或改变过的地

方，了解高层管理者的喜好及其所关注之事 83

9．小心谨慎地选择是否要跟高层管理者争辩 84

10．不要想当然地认为高层管理者没有向你反馈信息，就是

他们非常喜欢你的文章 84

第11章 如何分享技术资料 85

本章讲述的方法，使你既可以帮助对技术有些了解的读者，又能使外行读者不用绞尽脑汁便能理解你在技术类文件中所讲解的技术。

1．使用格式化工具让读者迅速了解你的文章要点 86

2．使用普遍都知道的语言，对你必须使用的技术术语

做好解释 89

3．从你们的技术解决方案能给读者带来的收益开始写 89

4．使用主动句 92

5．组织好文章的内容，以便能让内行和外行读者都看得懂 93

第12章 如何撰写规章、程序 95

帮助他人在较少时间内以较低的错误率完成工作的同时，你也是在帮助自己的公司实现目标。

1．确定规章、程序的总体目标 96

2．用数字编号、项目符号和粗体字列出每个主要措施和

所有分项措施 96

3．明确每条程序措施和步骤由谁来负责 98

4．用标题和副标题确定不同的程序和步骤措施 100

5．使用表格和图形对某个过程或某套规章、程序进行解释

和说明 102

第13章 如何规避电子邮件中的风险 104

永远都不要发送那些违反法律和职业道德的邮件：你要做的不是发送不良电子邮件，而是应该保护你自己远离法律诉讼及其给你带来的痛苦，使你远离因此招来的羞辱。

1．绝对不要发送那些如果你在报纸头版上看到也会感觉不舒服

的信息 104

2．绝对不要发送你公司或收件人认为敏感的信息 105

3．绝对不要发送或删除那些关系到调查或即将发生调查

的电子邮件 105

4．绝对不要认为你可以发送匿名电子邮件，哪怕只有十

亿分之一秒这样的想法也不行 106

第14章 如何传达坏消息 107

虽然传达坏消息或让人失望的消息从来都不是一件易事，但是你的沟通可以帮助你提高顾客的忠诚度，并保住业务往来——顾客还可能会感激你带来的消息，而不是愤怒和痛苦。

1．把消极问题转化为机遇，以建立客户的满意度和忠诚度 108

2．勇于承认自己的问题和错误 112

3．了解如何以及何时道歉会对你不利 113

第15章 如何为高层管理者撰写财务文件 115

提高你行文的组织结构和视觉安排能力，以便你把信贷事宜描述得清晰明了，让人一目了然。

1．将分析报告的篇幅和交易风险的统计数据相结合 116

2．在写作之前草拟贷款的相关事宜，提高写作效率 118

3．使用策略规划组织关键的判断和观点，并在交易模板的

每个部分罗列支撑该观点和判断的详细资料和信息 119

4．从最重要的信息开始写，以增加文章的说服力 120

5．使用视觉策略让重要、关键的主旨及重大的问题和争论

点一目了然 124

6．仅包含相关的详细资料，有助于读者对交易的理解 126

7．删除不必要的重复，减少读者的阅读时间 129

8．让句子的平均长度保持在28个字以下，以此增加文章

的可读性 129

9．使用较为简单的词语，让句子更加容易理解 130

10．评估交易的整体质量 131

11．在提交之前先作校对 133

第16章 如何写出具有说服力的演示文稿 134

PPT是一个工具，可以明确清晰地组织内容和写作。与其让PPT指导你，不如用这款工具让客户快速访问关键信息，提高自己文章的说服力。

1．优先组织和安排与客户最相关的信息 134

2．使用标题信息突出文章中的关键点 137

3．只包含与客户或读者的需求和目标相关的信息 139

4．将你公司的优势与客户需求连接起来 141

5．创建令人印象深刻的图像报告 142

6．创建有效的演示文稿 144

第17章 如何撰写成功的执行摘要、销售信函

及电子邮件 146

为了写出能够区分你和竞争对手，并增加自己胜算比率的执行概要、销售信函和电子邮件，你应该着重组织安排和展示介绍，并写出你能够提供的价值和利益。

1．使用执行概要突出提交建议的整体价值 147

2．在销售信函和电子邮件中强调你能提供的利益 154

3．使用简单易懂的语言与客户联系，增强说服力 157

4．改编曾经发出的有效的销售信函或电子邮件 163

5．为客户设计可以让他们瞬间读取有用信息，并能够

立刻采取行动的提案、销售信函或电子邮件 165

第18章 如何写感谢信或跟进说明 166

一封小小的感谢信就可能会让你花去半个下午的时间。当然并不是只有你认为写出这些东西很难也很耗时，每个人都这样。如果你想快速完成一封感谢信或后续跟进邮件，这里有些小窍门会帮助你节省时间，并保持与客户的联系。

1．制定一个日常工作的习惯，让撰写感谢信和跟进说明

成为你每天或每周工作的一部分 167

2．使用具体的细节信息，让每位客户都能感觉自己受到

了重视，避免发出内容笼统的信件 169

3．展现自己良好的一面 172

第19章 如何撰写能引起别人注意的简历和求职信 174

你的潜在雇主想要知道的是，你的技能会为他们带来什么样的好处。所以你要将陈述重心从自己的身上移开，展示你的才能将会如何给公司带来利益。

1．简历 175

2．求职信 180

第20章 如何确定什么情况下不适合发送电子邮件 184

虽然电子邮件有其优势，如简单容易、方便快捷，但是电子邮件还有其特有的缺点。事实上，当它被滥用时，电子邮件就是行政上的炸弹，而其引起的“爆炸”会让人们把你排除在可信任的范围之外。

什么情况下不要发送电子邮件 184

第21章 如何从学术写作飞跃到商务写作 187

如果知道指导商务写作的关键策略，你就能够确保自己的作品表达出你的想法，而且你还会立刻在公司树立起良好的形象。

1．以读者需要的关键信息开头，即使他们没有阅读整篇

文件或电子邮件也会了解其中的大概内容 188

2．利用视觉工具提高文章说服力并减少读者的阅读时间 191

3．只包含读者所必需的关键信息、行动、程序步骤和细节 192

4．写作要有智慧和正确的意识 194

第22章 如何确保自己撰写的文章是正确的 198

你要撰写的东西是使客户——内部和外部的客户都包括在内——相信他们做出决定的正确性。把你当成自己的读者！

1．组织结构 198

2．内容 199

3．视觉上的排版安排 199

4．行文风格 200