文秘人员岗位培训手册

目 录第一章 文秘人员从业准备………………………………………………………… 1第一节 文秘人员7 大工作事项…………………………………………………… 3一、商务沟通与谈判……………………………………………………………… 3二、会务管理……………………………………………………………………… 3三、商务活动管理………………………………………………………………… 4四、办公效率管理………………………………………………………………… 4五、信息管理……………………………………………………………………… 5六、文书管理……………………………………………………………………… 5七、商务礼仪……………………………………………………………………… 6第二节 文秘人员从业素质………………………………………………………… 7一、文秘人员应具备的职业道德………………………………………………… 7二、文秘人员应具备的心理素质和性格要求…………………………………… 7三、文秘人员应具备的能力结构………………………………………………… 8四、文秘人员应具备的基础知识………………………………………………… 8第二章 商务沟通与谈判…………………………………………………………… 9第一节 商务沟通工作应知应会的3 件事…………… ……………………… 11一、与领导沟通…………………………………………………………………… 11二、与同事沟通…………………………………………………………………… 12三、与客户沟通…………………………………………………………………… 13第二节 商务谈判工作应知应会的7 件事…………………………………… 15一、收集谈判信息………………………………………………………………… 15二、参与组织商务谈判工作小组………………………………………………… 16三、参与制定商务谈判方案……………………………………………………… 18四、安排商务谈判现场…………………………………………………………… 21五、创造融洽的商务谈判气氛…………………………………………………… 231六、做好商务谈判中的辅助性工作……………………………………………… 24七、协助主谈判人员处理谈判中的问题……………………………………… 24第三章 会务管理……………………………………………………………………… 29第一节 会议筹备工作应知应会的8 件事…………………………………… 31一、拟定会议的议题、名称和规模……………………………………………… 31二、拟定会议议程、日程………………………………………………………… 33三、预算会议经费………………………………………………………………… 34四、确定会议地点………………………………………………………………… 36五、布置会议现场………………………………………………………………… 39六、准备会议文件………………………………………………………………… 41七、制作会议证件………………………………………………………………… 42八、通知参会人员………………………………………………………………… 43第二节 会中管理工作应知应会的7 件事…………………………………… 45一、接站…………………………………………………………………………… 45二、报到、签到与入场工作……………………………………………………… 46三、做好会中服务工作…………………………………………………………… 48四、控制会议进程………………………………………………………………… 49五、引导会议决议的形成………………………………………………………… 51六、会议新闻报道………………………………………………………………… 53七、会议保卫、保密工作………………………………………………………… 55第三节 会议善后工作应知应会的5 件事…………………………………… 57一、安排参会人员返程…………………………………………………………… 57二、清退、整理会议文件………………………………………………………… 58三、清理会场、结算会议经费…………………………………………………… 60四、做好会议总结工作…………………………………………………………… 61五、评估会议效果………………………………………………………………… 63第四章 商务活动管理……………………………………………………………… 67第一节 商务活动应知应会的7 件事…………………………………………… 69一、安排会见、会谈……………………………………………………………… 69二、组织协调大型商务活动……………………………………………………… 71三、组织信息发布会……………………………………………………………… 742四、安排剪彩仪式………………………………………………………………… 75五、安排签字仪式………………………………………………………………… 78六、安排庆典仪式………………………………………………………………… 80七、组织大型参观、文娱活动…………………………………………………… 82第二节 商务旅行应知应会的6 件事…………………………………………… 85一、制订周密的出行计划………………………………………………………… 85二、预定票务……………………………………………………………………… 86三、安排旅行住宿………………………………………………………………… 87四、准备携带的物品……………………………………………………………… 88五、办理出国商务旅行手续……………………………………………………… 89六、组织实施大型团队旅行计划………………………………………………… 91第五章 办公效率管理……………………………………………………………… 95第一节 工作计划管理应知应会的2 件事…………………………………… 97一、编制工作计划………………………………………………………………… 97二、执行工作计划………………………………………………………………… 99第二节 时间管理应知应会的2 件事………………………………………… 100一、掌握有效时间管理的方法………………………………………………… 100二、有效时间管理应注意的问题……………………………………………… 101第三节 工作日志管理应知应会的2 件事…………………………………… 101一、工作日志的编写…………………………………………………………… 102二、工作日志的应用管理……………………………………………………… 102第四节 推进各项目标完成应知应会的7 件事……………………………… 103一、立项…………………………………………………………………………… 103二、办理…………………………………………………………………………… 104三、催办…………………………………………………………………………… 104四、检查…………………………………………………………………………… 105五、办结回告…………………………………………………………………… 105六、审核…………………………………………………………………………… 105七、立卷归档…………………………………………………………………… 1053第六章 信息管理…………………………………………………………………… 107第一节 信息收集应知应会的3 件事………………………………………… 109一、明确信息收集的范围……………………………………………………… 109二、明确信息获取渠道及信息源……………………………………………… 109三、掌握信息收集方法………………………………………………………… 110第二节 信息整理应知应会的5 件事………………………………………… 111一、信息分类…………………………………………………………………… 111二、信息筛选…………………………………………………………………… 112三、信息校核…………………………………………………………………… 113四、信息综合分析……………………………………………………………… 113五、信息加工…………………………………………………………………… 113第三节 信息传递应知应会的3 件事………………………………………… 114一、明确信息传递要求………………………………………………………… 115二、掌握信息传递方式………………………………………………………… 115三、熟记信息传递途径………………………………………………………… 116第四节 信息利用与储存应知应会的5 件事………………………………… 117一、掌握信息利用的途径……………………………………………………… 117二、熟悉信息利用的步骤……………………………………………………… 118三、选择信息储存的载体……………………………………………………… 118

作为一名文秘人员，你知道自己的工作职责是什么吗？在履行这些职责的过程中，该如何提升自己的工作效率呢？另外，作为企业管理人员，你知道如何将人、岗、事密切结合，打造一支素质过硬、执行力一流的秘书团队吗？ 为解决上述问题，本书从文秘人员的实际工作出发，系统介绍了商务沟通与谈判、会务管理、商务活动管理、办公效率管理、信息管理、文书管理与商务礼仪共7大工作事项和112个工作小项，并对其进行了图解演示与说明，可以帮助文秘人员自我培训、自我提高。 本书是一部关于文秘人员岗位培训与管理的操作手册，为文秘人员、企业管理人员提供了精细化、实务化、模块化的解决方案，不仅使文秘人员、企业管理人员知道自己要干什么，还能知道怎么干，从而帮助他们快速成长为高效能的职场人士。【作者简介】赵安香 刘少丹北京弗布克管理咨询有限公司咨询师，培训师，从事企业管理咨询工作多年，在企业管理、内部控制、行政管理等方面拥有丰富的实战经验.