我是职业秘书

前言领导们开始喜欢“成熟”

第一部分秘书职业化从取得领导信赖开始

打杂：脚踏实地，胸怀全局

默契：心有灵犀一点通

理解：工作以上司为中心

规范：提高效率，减少误会

冷静：给领导创造再次决策的机会

周到：让领导的决策更简捷

用心：听话听音，融会贯通

解围：给领导预备下台阶的梯子

第二部分职业素质职业发展的CPU

忠诚：秘书的职业生命

诚实：聪明莫被聪明误

谦逊：职业发展的护身符

宽厚：尽可能地积累人脉资源

自信：我的地盘我做主

忍耐：学板桥“难得糊涂”

机灵：在什么山上唱什么歌

第三部分职业态度成就职业价值的基石

热情：做好本职工作的动力

主动：无须扬鞭自奋蹄

认真：细节决定优劣

自律：做自己的老板

上进：没有最好，只有更好

求精：提高“打杂”的附加值

缜密：不怕一万，只怕万一

耐心：自己给自己创造机会

第四部分职业道德职业发展的安全线

保密：人事是秘中之秘

守法：要做合格的公民

守信：言必行，行必果

守纪：以服从上司为本职

廉洁：常在河边走，保持鞋不湿

正直：远离各种是非旋涡

第五部分职业技能注重细节，稳妥高效

综合能力：经验与智慧的结晶

办公室管理：为上司创造舒适的环境

接打电话：对外沟通的桥梁

接待客人：公司形象的代言人

资料整理：及时吐故纳新

收集信息：充当上司的眼睛与耳朵

安排日程：管理上司最宝贵的时间

会务工作：事无巨细，疏而不漏

文书写作：滴水穿石，非一日之功

出差准备：精心周到，有备无患

第六部分职业知识领导身边的“百科全书”

社会常识：工作直觉的源泉

制造话题：天南地北，包罗万象

自我积累：海绵吸水，集腋成裘

知识“杂家”：不求精深，但求广博

第七部分职业习惯自动自发,事半功倍

换位思考：用尊重交换尊重

做笔记：好记性还要有好笔头

写日记：坚持到底，就是胜利

“铺垫语”：沟通之前三分礼

莫性急：请让对方说完

不耻下问：三人行必有我师

起草腹案：遇到问题先琢磨

日事日清：克服惰性，争取主动

第八部分职业形象淡淡妆天然样

礼貌待人：做公司最富有教养的人

衣着打扮：切忌标新立异，鹤立鸡群

浓妆淡抹：不妨多点儿女人味

解除压力：培养兴趣，放飞心情

控制情绪：在工作中寻找快乐

第九部分职业规划创造机会，鲤跃龙门

没有规划：船到桥下难自直

未来秘书：办公室里的金花瓶

黄金职业：值得为之奋斗终生

未雨绸缪：凡事预则立，不预则废

寻找楷模：对照目标，弥补差距

前言

自从我的《外企女秘书职场日记》出版以来，有许多读者用各种方式与我交流。前些天，一个在某世界500强企业做总裁助理的读者同我讲了这么一件事：

“那天上午十一点左右，总裁对我说，下午两点他有几个当年一起下乡的朋友要来，让我去通知行政部门的人准备好龙井茶。由于我当时正在给总裁起草文件，便让坐在我旁边新来的小娜去通知行政部门的人准备。小娜打了电话，一开始对方没人接，于是她起身亲自去行政部通知，不久，她就回来了。下午四点客人走后，总裁把我叫进他的办公室臭骂了我一顿，问我为什么不给客人准备龙井茶，只让客人喝普通的纸袋茶。我被训完之后出来问小娜是怎么回事，她说她去行政部时那里没有一个人，她便在负责接待的人的座位上留了一张纸条，我问她：‘既然负责接待的人不在，那你为什么不能自己给客人准备好龙井茶？’她当时脱口而出：‘我是秘书，不是泡茶的！’当时有好几个人在场，她这话不久就传到总裁耳朵里去了。几天后她就被炒鱿鱼了。当时，我心里也很不好受，小娜毕业于北京一所著名的大学，学的是英语专业，大学毕业后又到英国进修过两年，前不久回国，跳槽到我们公司。她说英语比一般的英国人还地道。”

这么好的条件被炒鱿鱼了，确实令人扼腕。作为一个秘书，如果你能说一口流利的英语，那么你就具备了一种天然的职业优势。然而，英语优秀并不等于中文也优秀，更不能说明你就是一个优秀的秘书。对于小娜的那位总裁来说，不管是谁泡的茶，只要把客人招待好就行。当负责泡茶的人不在时，作为秘书的你就应该主动去办好这件事。秘书对自己职责范围内的工作视而不见，就是失职，是一种不成熟的表现。

从小娜被炒鱿鱼这件事，我深深地感到领导们选择秘书的标准正在悄悄地改变。也许正是因为会说英语的人越来越多，他们开始更看重英语以外的素质和能力了。与英语水平相比，现在的老总们已经更看重“成熟”了。什么是成熟？对一个秘书来说，“成熟”就是责任感强，工作踏实，具备丰富的经验和社会常识，情绪稳定，等等。总而言之，“成熟”就是“职业化”。从事秘书工作必须具备与之相当的专业能力，但是如果你被领导看做是一个“不成熟”的人，哪怕你专业能力再强，也算不上是个称职的秘书。如果你想要成为一个“成熟”的秘书，那就仔细阅读本书吧！

谭一平

2008年5月干北京

　　所谓秘书职业化，说通俗一点就是标准化，也就是将秘书日常的基本工作标准化，即不论是党政机关的秘书还是公司的秘书，不论是世界500强企业的秘书还是只有七八个人的民营企业的秘书，接电话时第一句话都应是“您好”，给客人端的水都应是七成满，水温在80度左右……只有业化，才能满足社会各行各业对秘书人才特别是高级秘书人才的需求。　　本书的最大特点是提倡秘书的“职业化”。所谓职业化，说通俗一点儿就是标准化，也就是将秘书日常的基本工作规范化，即不论是党政机关的秘书还是公司的秘书，不论是世界500强企业的秘书还是只有七八个人规模的民营企业的秘书，接电话时的第一句话都应是“您好”，给客人端的水都应是七成满，水温在80℃左右……　　此外，本书还对秘书的工作知识、人际关系处理、交流沟通、上司的工作日程安排、接打电话、接待客人等内容作了介绍，对秘书的工作范围界定得更清晰。总之，只有职业化，才能满足社会各行各业对秘书人才特别是高级秘书人才的需求。【作者简介】　　谭一平我国著名职场指导专家，其著译作被众多知名公司企业指定为培训教材。著有《狐狸信条与穿山甲法则》(学苑出版社)、《女白领职场日记》(华夏出版社)：译有经典性著作《秘书常识》(经济科学出版社)和《秘书的理论与实践》(高等教育出版社)，后者为全国大专院校文秘专业的教材。2004年《狐狸信条与穿山甲法则》在新浪和搜狐网上连载，目前点击量已超过2000万人次，其先进的职场理念和生动、活泼、风趣的语言引起读者强烈反响，该书被誉为我国第一部关于职场教育的专业指导读物。