申办、举办大型国际科技会议实用指南

前言

第一章大型国际科技会议概述

第一节国际会议的定义和类型

一、国际会议的定义

二、国际会议的类型

第二节国际科技会议的作用

第三节大型国际科技会议组织与管理的重要性

第二章申办大型国际科技会议

第一节基本程序

一、建立申办机构

二、申办审批程序

三、制定申办计划

四、编制申办预算并筹措申办资金

第二节申办书的准备

一、会议的主题

二、会议的时间

三、大会组织机构

四、学科领域介绍

五、会议的初步学术交流安排

六、会议地点及会场的选择

七、饭店、交通通信的介绍

八、对举办国及城市的介绍

九、会后参观景点介绍

十、会议大致经费预算

十一、相关单位的大力支持

第三节现场申办

一、现场陈述申办报告

二、申办公关活动

三、其他申办材料的现场发放

四、申办成功后的事宜

第四节注意事项

一、加强沟通、及时联络

二、合理预算、理性申办

第三章举办大型国际科技会议基本程序

第一节基本程序及概论

一、国际会议基本程序以工作内容分类

二、国际会议基本程序以时间流程分类

第二节国际会议的报批及经费申请

一、国际会议的报批

二、国际会议的经费申请

第四章大型国际科技会议学术部分的组织与实施

第一节会议机构的设立

一、国际组织委员会

二、大会主要领导

三、学术委员会

四、顾问委员会

五、地方组织委员会

六、会议秘书处

七、确定会议对外联络人

第二节会议主题与专业内容的确立

一、会议主题及分会主题/议题的确立

二、大会特邀报告人及特邀嘉宾的邀请

三、大会报告的确立

四、分会召集人的确立

五、墙报

六、会议初步日程的确立

七、征文通知

八、系统演示

九、学术参观考察

第三节论文评审

一、会议论文接收、整理和审核

二、审稿周期

三、印刷会议论文集/光盘制作

四、论文出版

第五章大型国际科技会议会务部分的组织与实施

第一节会务组织机构的设立

一、会务组织管理概述

二、会务组织管理机构与人员分工

第二节会务组织管理的主要内容

一、会务组织管理的流程与内容

二、开幕式、闭幕式及VIP活动

三、展览

四、并行会议

五、会议的财务管理与外汇管理

六、会议的现场管理

七、安全保障及应急预案

八、专业会议组织机构的选择

第三节注意事项

一、重要时间节点

二、文件记录与整理

三、涉台问题

四、签证敏感问题

五、可能涉及的宗教信仰问题

六、知识产权与涉密问题

七、参加会议的行为障碍者

第四节结论

第六章评估与总结

第一节会议评估

一、评估的内容

二、评估的形式

三、评估的方法

第二节会议总结

一、会议总结

二、会议财务结算报告

第三节注意事项

一、总结报告的形式要求

二、会议总结的字数和提交时间要求

三、评估与管理

第七章常见问题与解答

一、与申办国际会议相关的问题与解答

二、与举办会议的基本程序相关的问题与解答

三、与会议学术部分相关的问题与解答

四、与会议会务部分相关的问题与解答

五、与会议总结相关的问题与解答

附录一与国际会议相关的规章制度

《中国科学院关于在华举办国际会议的管理细则》中国科学院文件(科发际字[2006]191号)

《在华召开国际会议财务管理暂行规定》财政部文件(财外字[1997]543号)

《中国科学院国际会议资助管理办法(修订版)》中国科学院厅局文件(际字[2008]5号)

附录二与国际会议相关的文件样本

举办国际会议申请报告及批复样本

申办国际会议申请报告及批复样本

会议征文通知样本

会议资助申请报告样本

会议总结样本”“

财务总结样本

会议英文申办书样本

附录三北京涉外会议定点场所政府采购名录

附录四中英文对照词表

　　本书具有很强的实用性和可操作性，运用了大量实例和样本并通过项目流程管理的方法对大型国际会议的学术组织和会务组织予以分析介绍，不仅对初次接触大型国际科技会议的科技人员和管理人员给予直接的指导，也为已有一定举办国际会议经验的科技人员和管理人员提供重要的借鉴。　　希望本书能对举办国际会议、提升国际会议质量有所指导和帮助。　　大型国际科技会议的组织与管理是一个系统工程，其涵盖的内容极其广泛，涉及法律法规、外事规章制度、媒体宣传、外汇与财势管理、对内对外公关活动、安全保障及应急预案、宗教信仰、知识产权与涉密问题、考察与旅游、出版物出版、公众科普、项目流程管理等各个方面，本书正是为这一系统提供全面解决方案的指南。