行政经理365天超级管理手册

第一部分 岗位职责

第一章 行政部的职责

行政经理必须了解行政部在企业中所处的位置、职责权限、日常工作流程和与其他部门的关系，只有了解了这些，才能顺利地开展工作。同时，行政经理还应明确一年的工作安排，这也是其岗位职责的一个重要组成部分 。

第一节 行政部的职责权限

001 行政部所处的位置

002 行政部的职责权限

003 行政部的工作流程

004 行政部与其他部门的关系

第二节 365天工作安排

005 国家法定节 假日

006 计算常规工作时间

007 采用阶段工作法

第二章 行政经理岗位须知

行政经理需要明确自身的岗位要求以及工作内容。岗位要求对行政经理的任职提出各种要求，只有达到这些要求，行政经理才能胜任工作。工作内容则是行政经理主要的工作事项和必须了解并掌握的内容。

第一节 行政经理岗位要求

008 个人形象要求

009 心理素质要求

010 专业知识要求

011 个人能力要求

012 职业道德要求

第二节 行政经理工作内容

013 日常管理工作内容

014 专业管理工作内容

第二部分 管理技能

第三章 基本管理技能

基本管理技能是行政经理在日常管理工作中需要用到的一系列管理手段，如制订工作计划、进行有效授权、开展沟通工作等。行政经理只有掌握了这些基本管理技能，才能高效地开展工作。

第一节 制订工作计划

015 工作计划的格式与内容

016 工作计划的制订步骤

第二节 汇报和下达指示

017 向上级汇报工作

018 听取下级汇报工作

019 向下级下达指示

第三节 进行有效授权

020 授权的要素构成

021 授权的误区

022 常用的授权方法

第四节 团队管理技能

023 认识企业团队管理

024 团队管理的基本要点

第五节 日常沟通管理

025 了解常见的沟通方式

026 了解常见沟通障碍

027 明确沟通方法

028 向上沟通注意事项

029 水平沟通注意事项

030 向下沟通注意事项

031 需要立即沟通的情况

032 掌握倾听的方法

第四章 自我管理技能

行政经理除了要掌握基本管理技能之外，还要做好自我管理工作：个人形象自检和自我反思。通过形象自检，行政经理能展现更好的个人形象；通过自我反思，行政经理可以获知个人失误，以便及早作出改进，取得更大的进步。

第一节 个人形象自检

033 男士形象自检内容

034 女士形象自检内容

第二节 自我反思

035 了解自我反思的内容

036 做好自我反思记录

037 自我反思推广运用

第三部分 专业技能

第五章 办公环境优化

良好的办公环境是顺利开展一切工作的必要条件。没有良好的办公环境，企业员工很难安心、舒适地工作。因此，优化办公环境对企业的正常运营和长远发展非常重要。

第一节 办公室环境设计

038 设计良好的办公室环境

039 开放式办公室的特点

040 封闭式办公室的特点

041 全景式办公室的特点

042 办公室环境设计考虑因素

043 办公室模型制作

044 办公室环境设计筹划流程

045 办公环境设计注意事项

第二节 办公室5S管理

046 5S管理的内容

047 办公室推行5S管理的目的

048 办公桌面的5S管理要点

049 抽屉的5S管理要点

050 办公文件的5S管理要点

051 文件夹的5S管理要点

052 文件柜的整理、整顿

053 办公用品的5S管理要点

054 减少办公用品的用量

055 公共区域的5S管理要点

056 进行办公区5S检查

第六章 行政接待管理

行政接待是日常行政管理工作的重要内容，对宣传企业形象、扩大企业知名度起着非常重要的作用。

第一节 行政接待礼仪管理

057 接待人员仪表要求

058 接待人员手势要求

059 递送物品礼仪要求

060 接待人员语言要求

061 迎接客人礼仪要求

第二节 行政接待事务管理

062 企业常规接待程序

063 接待预约客人

064 接待无预约客人

065 接待同行企业来人

066 接待下属公司来人

067 接待新闻媒体人员

068 接待各类参观人员

【经典范本01】 ××公司参观接待管理规定

069 接待上级检查机构

070 接待外宾工作要点

071 接待外宾注意事项

072 来访登记

第七章 企业会议管理

通过定期或不定期地召开各类会议，企业可以进行信息传递，促进工作顺利开展。行政部是企业会议的主要管理机构，因此，行政经理应带领部门人员做好每一次会议的管理工作，确保所有会议顺利进行。

第一节 会议筹备管理

073 认识企业常见会议

074 确定会议议题

075 制定会议方案

076 进行会议经费预算

077 拟定会议议程

078 确定与会人员名单

079 拟定会议日程与时间

080 选择会议场所

081 企业会议文书资料的类别

082 会议文书资料准备要点

083 准备会议用品

084 布置会场

085 拟定会议通知

【经典范本02】 会议通知

086 做好会前审核工作

第二节 会议期间的管理工作

087 会议签到

088 接待与会人员

089 管理会议资料

090 跟踪会议进程

091 做好会议记录

092 会议保密措施

093 保障现场通信畅通

094 协助做好新闻报道工作

095 举办会议活动

096 做好会议后勤工作

097 处理会议突发事件

第三节 会后管理工作

098 检查会后现场

099 清理会后现场

100 评估会议

101 收退会议文件

102 对会议文件进行立卷归档

103 催办落实会后事务

104 处理会后其他事务

105 制作会议简报

106 会议费用报销

第四节 会议成本控制

107 建立会议审批制度

【经典范本03】 ××公司会议审批制度

108 精简会议数量

109 控制各类会议频率

110 影响会议质量的因素

111 控制会议质量的措施

112 推行候会制度

113 做好会议应急预算

第五节 企业电话会议

114 电话会议的类别

115 电话会议的优势

116 电话会议的参与者

117 电话会议的召开方式

118 电话会议的召开流程

第六节 企业视频会议

119 视频会议的类别

120 开展视频会议的好处

121 视频会议的参与者

122 视频会议的日常管理

第八章 企业物资管理

企业物资种类繁多，一般包括各类印信、证照、办公用品、办公设备以及各类车辆等，这些物资都是企业的财产，行政经理应充分了解这些物资，并在日常工作中对其进行有效管理，确保企业物资得到正确的使用和保管。

第一节 企业印信管理

123 企业印章的种类

124 刻制印章

125 启用企业印章

126 选择印章保管人员

【经典范本04】 印章保管委托书

127 建立印章台账

128 日常使用印章

129 停用企业印章

130 废印章的存档和销毁

131 介绍信的类别

132 介绍信管理要点

133 使用介绍信时的注意事项

第二节 企业证照管理

134 证照的类别

135 办理证照

136 证照的保管与使用

137 证照使用归档登记

138 证照遗失处理

第三节 办公用品日常管理

139 日常办公用具

140 日常易耗品

141 提出办公用品采购申请

142 制订办公用品需求计划

143 选择办公用品采购方式

144 掌握采购工作必备知识

145 开展采购工作

146 办公用品发放管理

147 办公用品领用登记

148 设专人保管办公用品

149 定期盘点办公用品

150 管理工作服

151 管理工号、工作照

第四节 办公设备管理

152 日常办公设备的采购

153 新旧设备交替的采购

154 制作办公设备管理卡

155 编制设备管理一览表

156 建立故障维修机制

157 完善设备报修记录

158 处理办公设备报废事务

第五节 企业车辆管理

159 购入新车辆

160 制作车辆管理卡

161 日常车辆使用管理

162 车辆使用登记

163 车辆日常运行记载

164 司机的日常管理工作

165 司机违章事故处理

166 车辆油卡日常管理

167 油卡充值管理

168 私车公用管理

169 制定购车补贴相关规定

【实用案例】 ××公司中高层管理者购车补贴规定

170 提出购车补贴申请

171 购车补贴手续办理

【经典范本05】 购车补贴协议书

172 车辆日常保养与维修

173 车辆报废换新

174 交车时的各项工作

175 办理企业车辆保险

176 处理人身事故

第九章 文件管理

企业在日常经营过程中会产生大量文件，这些文件真实反映了企业各方面的经营状况，对企业正常运营有着非常重要的价值。行政经理应充分了解企业文件的分类方法，加强文件管理工作，尤其要重视电子文件的管理工作。

第一节 文件收发管理

177 企业基本经营文件

178 企业常用组织文件

179 企业常用运营文件

180 明确文件收发岗位职责

181 信件的签收

182 文件的分拣

183 文件的登记

184 文件的内部分 发

185 文件的寄发

186 国内外传真的收发工作

第二节 常规文件管理

187 文件的搜集

188 文件的整理

189 文件的归档

190 文件立卷的要点

191 文件立卷的方法

192 文件立卷的调整

193 文件的防护

194 文件的利用

195 文件的销毁

【经典范本06】 文件销毁工作规范

第三节 音像资料管理

196 明确音像资料管理岗位职责

197 音像资料的类别

198 音像资料的采录

199 录音、录像资料归档整理

200 音像资料的日常保管

201 音像资料储存温湿度控制

202 音像资料的开发利用

第四节 电子文件管理

203 电子文件的类别

204 明确电子文件管理岗位职责

205 电子文件管理要点

206 电子文件管理流程

207 电子文件的收集工作

208 电子文件的鉴定工作

209 电子文件的归档工作

210 电子文件的著录

211 电子文件的处理工作

212 电子文件的日常保管

第十章 保密工作管理

大多数企业都会有机密文件、机密项目等保密信息。这些信息对企业至关重要，绝对不能对外泄露。行政经理应把保密工作视为自己的核心工作，采用多种措施，避免信息外泄。

第一节 保密项目管理

213 保密项目分级

214 管理类保密项目

215 技术类保密项目

216 业务类保密项目

217 生产类保密项目

218 保密事项日常管理

219 保密事项部门管理

220 保密载体管理

【经典范本07】 保密载体管理规范

第二节 日常保密措施

221 员工保密纪律要求

222 保安人员工作要求

223 保安人员管理措施

224 网络系统保密措施

225 文件收发过程保密措施

226 印章保管措施

227 物品进出管理措施

228 签署员工保密协议

【经典范本08】 员工保密协议

第十一章 企业安全管理

安全是一切工作的基础，没有一个安全的工作环境，任何工作都无法正常开展。行政经理的安全管理工作包括消防安全管理、日常安全管理、突发事件处理以及网络安全管理。

第一节 消防安全管理

229 消防安全管理要点

230 配备基本消防设施

231 消防器材定位与标识

232 经常开展消防检查工作

233 及时整改消防隐患

234 定期开展消防演习工作

235 做好消防档案管理工作

第二节 日常安全管理

236 影响企业安全的因素

237 安全管理注意要点

238 安全管理工作的基本内容

239 明确保安主管工作职责

240 明确保安人员的工作职责

241 开展安全巡视工作

第三节 突发事件处理

242 突发事件的类别

243 突发事件的危害

244 建立突发事件应急预案体系

245 建立突发事件管理机构

246 突发事件预测、预警

247 突发事件处理流程

248 做好奖惩工作

249 突发事件危机公关

250 树立公关意识

251 组建公关队伍

252 重新修复企业形象

第四节 网络安全管理

253 网络环境分析

254 常见网络安全隐患

255 网络安全的重要性

256 网络安全管理要点

257 网络安全管理策略

258 网络物理安全管理

259 企业应用安全管理

260 制定网络使用规定

【实用案例】 ××公司网络使用规定

261 配备网络防火墙

262 防范网络病毒

扩展阅读 选购杀毒软件四大要点

263 做好系统备份工作

264 采用入侵检测技术

扩展阅读 网络安全误区解读

265 开展网络安全培训

第五节 值班安全管理

266 划分值班管理责任

267 值班中事务处理注意事项

268 明确值班纪律要求

269 做好值班日程安排

270 节假日期间值班管理

271 夜间值班管理

272 值班工作登记管理

273 值班津贴与奖惩管理

第十二章 员工食宿管理

食宿是企业为员工提供的后勤保障。企业只有做好了食宿管理工作，才能使员工无后顾之忧，并放心地投入到工作当中去。食宿管理主要包含伙食管理和住宿管理。

第一节 员工伙食管理

274 员工加餐管理

275 员工餐卡管理

【实用案例】 ××公司员工餐卡管理规定

276 员工伙食补贴管理

277 员工餐厅日常管理

278 员工餐厅计划管理

279 餐饮原材料管理

280 员工餐厅销售管理

281 餐厅设施卫生管理

282 食品卫生管理

283 员工个人卫生管理

284 开展卫生检查工作

285 开展伙食意见调查工作

【经典范本09】 员工伙食意见调查表

286 选择餐厅外包模式

287 餐厅外包服务商的选择

第二节 员工宿舍管理

288 员工宿舍的类别

289 设立员工宿舍管理员

290 员工宿舍管理方法

291 员工宿舍分配管理

292 新员工入住手续办理

293 在职员工入住手续办理

294 员工调房(床)管理

295 员工租房补贴管理

296 租房补贴的申请细则

297 员工宿舍钥匙管理

298 员工宿舍物品管理

299 员工宿舍服务管理

300 员工宿舍安全管理

301 员工宿舍防盗管理

302 员工宿舍消防管理

303 员工宿舍卫生管理

304 在职员工退房管理

305 离职员工退房管理

306 员工住宿档案管理

307 明确员工应遵循的事项

308 明确取消住宿资格的原因

309 开展宿舍检查工作

第十三章 行政费用控制

企业在日常运营的过程中会产生一些行政费用。行政经理作为企业行政事务的最高负责人，必须严格控制各项行政费用，以降低经营成本，增加效益。

第一节 行政费用预算控制

310 行政费用的类别

311 制定预算管理制度

【经典范本10】 预算管理制度

312 编制年度费用预算

第二节 日常行政费用控制

313 公务费用控制办法

314 消耗品费用控制方法

315 电话费控制方法

316 能源费用控制方法

317 纸张费用控制方法

318 差旅费控制办法

【实用案例】 ××公司差旅费标准

第三节 节能减排管理

319 建立节能管理小组

320 掌握节能减排要点

321 划分各部门节能减排职责

322 加强用电管理工作

323 加强用水管理工作

324 加强车辆燃油管理工作

325 使用新型节能产品

326 开展节能减排宣传工作

327 开展节能减排培训工作

328 节能减排检查与考核

第十四章 行政公文写作

行政公文是指企业在行政事务方面的各类公文。这些公文一般由行政部负责撰写。行政经理不仅要掌握公文的撰写方式，也要督促下属人员熟练掌握。

第一节 日常行政公文写作

329 企业行政公函的写作要求

330 企业行政指示的写作要求

331 企业行政请示的写作要求

332 企业行政通报的写作要求

333 企业行政通知的写作要求

第二节 会议管理文书写作

334 企业会议记录的写作要求

335 企业会议纪要的写作要求

336 会议讲话稿的写作要求

337 企业会议方案的写作要求

338 会议开幕词的写作要求

339 会议闭幕词的写作要求

340 个人述职报告的写作要求

第三节 行政接待文书写作

341 欢迎词的写作要求

342 欢送词的写作要求

343 企业常用请柬的写作要求

344 企业邀请函的写作要求

345 答谢词的写作要求

第十五章 企业文化建设

企业文化建设工作是行政经理日常工作一个重要组成部分。企业文化建设工作包括员工活动管理、企业网站建设、企业宣传栏管理以及企业内刊管理四大部分。通过开展这四个方面的工作，行政经理可以为企业创造良好的工作氛围，使企业获得长远的发展。

第一节 员工活动管理

346 日常员工活动分类

【实用案例】 ××公司员工活动安排表

347 开展员工庆生活动

348 给员工送生日礼物

349 生日活动费用预算

350 管理员工活动室

351 组织成立员工俱乐部

352 明确俱乐部管理人员职责

353 员工俱乐部活动意向调查

【经典范本11】 ××员工俱乐部活动意向调查表

第二节 企业宣传管理

354 各部门对于宣传工作的职责

355 宣传的渠道及内容

356 宣传工作实施要领

357 宣传栏的设置

358 宣传栏的使用与管理

第三节 企业网站建设

359 网站内容规划

360 网站设计要求

361 网站管理人员设置

362 网站的更新与维护

第四节 企业内刊管理

363 设置内刊编辑部

364 明确内刊的内容要求

【经典范本12】 稿件奖励办法

365 做好稿件登记工作

《经理人每天一堂管理课系列：行政经理365天超级管理手册》详细介绍了行政经理的岗位职责、需要掌握的各项管理技能和实际操作技能。全书将行政经理需要掌握的各项技能分解到365天，形成365个知识点，行政经理可以每天学习一个知识点，然后在日常行政工作中加以应用。
　　《经理人每天一堂管理课系列：行政经理365天超级管理手册》适合企业行政经理、基层行政人员以及相关培训机构阅读使用。

行政经理作为企业行政事务的主要负责人，就相当于企业的“大管家”，必须充分掌握行政管理的各项技能，才能带领部门人员做好行政管理工作。作为一名行政经理，您是否经常遇到下述问题：
　　自己的任职要求包括哪些内容？
　　常见的沟通方式是什么吗？
　　该如何安排接待工作？
　　应如何筹备会议？
　　应如何开展企业物资管理工作？
　　应如何做好保密工作？
　　如何才能确保企业的安全？
　　应如何做好员工食宿管理工作？
　　如何控制好行政费用？
　　行政公文的写作标准是什么？
　　阅读《行政经理365天超级管理手册》一书，行政经理能够轻松地解决工作过程中遇到的问题，确保企业各项工作能够顺利开展。