会议实务

前言

引论

第一单元 会议服务推销

第一节 会议信息资料的收集

任务1 收集会议项目信息

任务2 信息整理

第二节 服务对象沟通

任务1 选择与潜在客户沟通的方式

任务2 沟通准备

任务3 与客户进行沟通

第三节 服务预案制定

任务1 设计服务方案

任务2 根据服务方案进行报价

第四节 合同的编制与签订

任务1 撰写、填制会议服务合同

任务2 签订服务合同

第二单元 会前准备

第一节 预定会议配套设备

任务1 确定会议所用配套设备

任务2 联系会议设备公司并签订租赁合同

任务3 验收会议配套设备

第二节 设计与制作会场搭建

任务1 明确会场布置要求

任务2 联系会场搭建公司

任务3 验收会场搭建

第三节 安排会场服务人员

任务1 确定会场服务人员种类

任务2 寻求会场服务人员提供机构

任务3 培训会场服务人员

第三单元 会期服务

第一节 会议接待

任务1 迎接

任务2 签到

任务3 引导

第二节 提供及维护设备技术

任务1 核查技术人员到岗情况

任务2 设备的开通与调试

任务3 排除设备简单故障

第三节 维护搭建

任务1 核查搭建维护人员到岗

任务2 检查搭建安全

任务3 巡视搭建安全及处理故障

第四节 管理现场服务人员

任务1 核查服务人员到岗情况

任务2 调配服务用品到位

第五节 处理应急事件

任务1 熟悉突发事件预案

任务2 监控现场应急事件

任务3 辅助处理应急事件

第四单元 会后服务

第一节 会后结算

任务1 拟定结算项目清单

任务2 增减项目价格的结算

任务3 辅助对账及结算

第二节 会议服务资料备档

任务1 会议服务资料整理

任务2 会议服务资料编制与归档

第三节 撰写会议服务总结

任务1 总结服务项目基本情况

任务2 对服务进行评估

第四节 加强与客户情感联络

任务1 查询客户会议活动

任务2 制定客户联络周期

任务3 准备客户联系资料及礼品

第五单元 其他相关服务

第一节 住宿、餐饮服务安排

任务1 安排餐饮及服务

任务2 安排住宿及服务

任务3 提供安保服务

第二节 旅游服务安排

任务1 制订会议旅游服务预案

任务2 安排交通和导游

任务3 提出安全注意事项

    
本书根据会议服务提供商的工作流程进行编写，共分五个单元。引论部分将简单介绍会议组织者工作职责以及本教材的内容定位，然后介绍本书的编排以及课程要求和学习要求，使学生对整本教材的安排以及会议服务的主要工作环节有一个整体和系统化的认识，为接下来的学习奠定基础。第一至三单元对会议服务运行的每个工作过程进行过程性知识讲解和实操练习。考虑到会议服务中还有其他服务商所提供的服务，所以为了使整个环节更完整，学生将来的就业面更广，第四单元将其他主要服务商的工作流程作了补充介绍。第五单元为宾馆和旅行社等其他相关服务。