采购部10大管理模板与工具

模板1　部门架构 1

企业是由不同部门组建的，每个部门都是企业的重要组成部分，但是如果部门架构设计不当，很容易造成各种问题，如人浮于事或者人手紧缺等，因此每个企业都应当根据自己的具体情况，来选择最合适的部门架构。采购部是企业的采购管理部门，设置合适的架构才能使部门始终保持高效运转，为企业提供良好的采购支持。

工具1：采购部的设置 2

工具2：采购部的位置 2

工具3：大型企业采购部常见架构 3

工具4：中、小型企业采购部常见架构 4

模板2　岗位说明 5

对企业来说，每个岗位都代表着一份工作。只有对岗位进行最准确地说明才能为招聘人员提供最佳的参考意见，也才能使在该岗位任职的员工充分了解并圆满完成该岗位的工作内容。不同行业的采购部门岗位设置可能有所不同，但一些核心岗位是必须配备的，如采购部经理、采购员等，本书对他们的岗位进行详细说明。

工具1：采购部经理岗位说明 6

工具2：采购业务主管岗位说明 7

工具3：生产物料采购员岗位说明 8

工具4：外协采购员岗位说明 10

工具5：设备采购员岗位说明 11

工具6：跟单员岗位说明 12

工具7：采购文员岗位说明 13

工具8：采购工程师岗位说明 14

模板3　基础知识 15

采购部的管理涉及许多基本知识，如采购政策管理、常规采购计划管理等，每一项基础知识对采购工作的正常开展起着非常重要的作用，各级采购人员应充分掌握每一项知识，并熟练运用于实际工作中，使各项工作得以圆满完成。

工具1：采购政策管理 16

工具2：采购计划管理 17

工具3：MRP采购计划管理 18

工具4：采购需求管理 20

工具5：采购作业协调 21

工具6：供应商管理 24

工具7：采购谈判管理 26

工具8：采购合同管理 29

工具9：采购订单管理 31

工具10：网络采购管理 32

工具11：绿色采购管理 33

工具12：采购成本控制 34

工具13：采购品质控制 36

工具14：采购腐败的预防 38

模板4　作业指导 40

作业指导书，是企业对具体作业人员进行标准作业的正确指导基准文件。采购管理涉及许多具体的业务，如供应商选择与评估、采购价格调查等。为了使各项业务更加规范，企业可以将一些核心的业务提取出来，制作成规范、简练的作业指导书，以便具体作业人员在实际工作中使用。作业指导书应以规则的格式展示出来，本书的作业指导书主要包括目的、适用范围、作业要领三大部分。

工具1：供应商选择与评估作业指导 41

工具2：采购价格调查作业指导 42

工具3：采购价格谈判作业指导 43

工具4：采购验收处理作业指导 44

工具5：请购单开立作业指导 45

工具6：采购订单制作作业指导 46

工具7：物料价格审核作业指导 47

工具8：现金采购作业指导 48

工具9：采购预算稽核作业指导 49

工具10：请购稽核作业指导书 50

工具11：订购稽核作业指导 50

工具12：验收稽核作业指导 51

模板5　作业流程 53

采购管理是非常专业的工作，应当按照相应的作业流程来开展，流程的每个步骤都必须非常精简、高效。各级采购人员都必须按照相应的作业流程进行作业，以保证采购工作有序进行。

工具1：采购计划流程 54

工具2：单次采购供应商选择流程 54

工具3：合格供应商管理流程 55

工具4：采购订单准备流程 56

工具5：网上查询采购作业流程 57

工具6：网上招标采购作业流程 58

工具7：采购常规付款流程 59

工具8：采购预付款流程 60

工具9：采购来料后段重大品质问题处理流程 61

工具10：采购合同变更流程 62

工具11：采购退换货流程 63

工具12：采购成本核算流程 64

工具13：外协采购作业流程 65

模板6　管理制度 67

制度是企业的基石，良好的制度是企业正常运转必不可少的前提条件。采购部必须制定各项采购管理制度，并据其实施制度化管理，使部门中所有员工始终按照制度办事。本书精选了采购作业管理制度、采购招标管理制度等最关键的一些采购管理制度，供读者学习使用。

工具1：采购政策 68

工具2：采购作业管理制度 68

工具3：采购招标管理制度 71

工具4：采购计划管理制度 73

工具5：采购预算管理制度 75

工具6：采购进度及交期管理制度 76

工具7：来料接收管理制度 77

工具8：供应商考察管理制度 78

工具9：供应商奖惩管理制度 79

工具10：物资（物料）采购及付款管理制度 82

工具11：采购价格管理制度 83

工具12：采购过程控制管理制度 85

工具13：采购成本控制管理制度 88

工具14：委外加工管理制度 90

工具15：外协厂商考核及等级评定管理制度 92

模板7　应用文案 95

应用文案是用于企业日常工作的基本应用文件。采购部是企业的采购管理中心，为了维持部门的正常运转，需要编制许多实用的应用文案用于日常工作，如工作计划、工作总结、会议纪要等。采购部相关工作人员应掌握各类应用文案的写作方式，并熟练运用于日常工作中。

工具1：采购部工作计划 96

工具2：采购部工作总结 98

工具3：采购部工作会议纪要 99

工具4：供应商调查问卷 100

工具5：报价函 102

工具6：采购合同 104

工具7：运输代理合同 106

工具8：采购保密协议 108

工具9：外协单位保密协议 109

工具10：采购员承诺书 110

工具11：采购谈判方案 111

工具12：采购成本分析方案 113

模板8　培训大纲 115

采购管理是一项非常专业的工作，因此，企业应定期或不定期对各级采购人员开展各种培训，使其掌握必要的采购知识、采购制度等。为使培训工作顺利进行，采购部应率先制订培训计划，同时针对新员工、在职员工等不同类别的员工进行有针对性的培训，以确保培训效果。

工具1：培训计划管理 116

工具2：培训需求管理 116

工具3：新员工培训 117

工具4：在职员工培训 118

工具5：管理人员培训 119

工具6：基层员工培训内容 120

模板9　绩效考核 122

绩效考核是企业采购管理工作必不可少的重要环节，只有进行了行之有效的绩效考核工作，才能保证采购部门各级人员充分、高效地开展工作。本书选择了最常用的KPI考核法作为绩效考核的主要考核方法，详细列举了采购部各岗位的KPI考核指标，供读者学习使用。

工具1：采购部绩效考核常用方法 123

工具2：采购部经理绩效考核 124

工具3：采购业务主管绩效考核 126

工具4：生产物料采购员绩效考核 127

工具5：外协采购员绩效考核 128

工具6：设备采购员绩效考核 129

工具7：跟单员绩效考核 130

工具8：采购文员绩效考核 131

工具9：采购工程师绩效考核 132

模板10　工作表格 133

采购部因采购工作产生的表格非常多，如采购计划表、采购预算表等，这些表格对采购部的日常运转起着非常重要的作用，也是各项采购数据的准确记录者。本书精选了一批最核心、最常用的采购工作表格，方便读者直接取用，并运用于日常工作中。

工具1：采购计划表 134

工具2：采购预算表 134

工具3：采购申请单 134

工具4：采购变更申请单 135

工具5：采购变更审批表 136

工具6：（零配件、经常性耗用物料）采购开发周期表 136

工具7：潜在供应商推荐表 137

工具8：供应商资料一览表 138

工具9：供应商问卷调查表 138

工具10：供方考察记录表 139

工具11：供应商选样检验记录表 140

工具12：合格供应商名录 141

工具13：供应商供货情况历史统计表 141

工具14：A级供应商交货基本状况一览表 142

工具15：供应商交货状况一览表 142

工具16：供方评价报告 143

工具17：供应商分级评鉴表 144

工具18：供应商异常处理联络单 146

工具19：供应商考核分数表 146

工具20：请购单 147

工具21：临时采购申请单 147

工具22：采购订单 148

工具23：物料订购跟催表 149

工具24：到期未交货物料一览表 149

工具25：采购订单进展状态一览表 149

工具26：采购追踪记录表 150

工具27：交期控制表 150

工具28：不合格通知单 150

工具29：询价单 151

工具30：比价、议价记录单 152

工具31：供应商产品直接比价表 152

工具32：报价核算表 153

工具33：采购成本分析表 154

工具34：采购成本汇总表 155

工具35：采购成本差异汇总表 155

工具36：采购成本比较表 155

工具37：资金支出（采购）计划 156

工具38：预付款申请表 156

工具39：请款单 157

工具40：付款申请表 157

工具41：货款结算单 158

工具42：采购付款汇总表 158

本书按照部门架构，岗位说明，基础知识，作业指导，作业流程，管理制度，应用文案，培训大纲，绩效考核，工作表格十大管理板块进行规划设计。
对采购部各岗位的岗位职责、工作内容、工作关系以及岗位要求等进行了详细叙述，并提供了大量标准、实用的作业指导书，规范的制度范本和常用管理表格，方便企业将其应用到实际工作中，使工作更规范，工作效率更高。